L'application GIDAF envoie de manière automatique un certain nombre de courriels aux utilisateurs. Ces derniers concernent soit des notifications soit des relances.
Notifications
Des notifications par courriels sont envoyées aux utilisateurs à différentes étapes du cycle de vie de la déclaration, notamment :
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à l’INDUSTRIEL : lors de la transmission à l'inspection (validation) d’une déclaration d'autosurveillance ou autosurveillance RSDE.
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à l'INSPECTION :
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lors de la demande d’invalidation d’une déclaration, avec copie à l’INDUSTRIEL.
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lors de la validation d’un contrôle inopiné par un LABORATOIRE. Dans ce cas, l'INSPECTION peut ensuite rendre la déclaration visible pour l’INDUSTRIEL.
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Relances
Destinataires
L'INDUSTRIEL est relancé par un courriel en cas de non transmission des analyses (non respect des fréquences de transmission).
Une copie de ce courriel est adressée de manière systématique à l'inspecteur concernée ainsi qu'aux adresses dites "annexe" et "secondaire" référencées pour l'INDUSTRIEL et l'INSPECTION (cf. onglet "Correspondance" de la fiche établissement).
Etablissements et déclarations concernés
La relance n'est envoyée que si l'adresse électronique du référent au sein de l'établissement est renseignée (cf. étape de première connexion).
Cette relance ne s'applique à ce jour qu'aux déclarations d'autosurveillance relatives aux eaux superficielles et aux établissements suivis à minima par l'Inspection des Installations classées.
Les déclarations concernées sont de trois types :
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déclarations non transmises à la date de relance (déclarations avec un état initialisé, invalidé ou enregistré).
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déclarations transmises mais incomplètes car des paramètres de suivi n’ont pas été renseignés (déclaration à l'état validé).
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déclarations non initialisées sur la période de relance.
La relance s'applique uniquement aux paramètres suivants :
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dont la fréquence de transmission est mensuelle, semestrielle, trimestrielle ou annuelle.
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qui ne sont pas concernés par un suivi saisonnier.
Date et fréquence d'envoi
Ce courriel est généré par un traitement automatique effectué en début de chaque mois. L'envoi du courriel est réalisé 1 mois et 5 jours après la date d'échéance de la déclaration.
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Ex. une déclaration pour juillet 2014 (dont certains paramètres présentent une fréquence de transmission mensuelle) fera l'objet d'une relance en date du 5 septembre 2014, soit 1 mois et 5 jours après la date échéance du 31 juillet 2014.
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Ex. une déclaration pour début 2014 présentant des paramètres avec fréquence de transmission trimestrielle fera l'objet d'une relance le 5 mai 2014, soit 1 mois et 5 jours après la date échéance du 31 mars.
Pour une période donnée, la relance n'est adressée qu'une seule fois. Il n’y a ainsi pas de nouvelle relance si l’établissement ne transmet pas sa déclaration après la relance.
Contenu du courriel
Ce courriel de relance précise notamment :
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le nom et l'identifiant de l'établissement concerné ;
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le type de situation faisant l'objet de la relance (cf. types de déclarations cités ci-dessus) ;
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la liste des paramètres (et points de surveillance associés) pour lesquels la fréquence n’est pas respectée dans le cas de déclarations incomplètes ou non initialisées.